הוראות ניהול ספרים

לקוחות יקרים,

אנו מוצאים לנכון לחדד ולתזכר את הוראות ניהול הספרים החלות על כל בעל עסק כפי שנקבעו בתקנות מס הכנסה. קיימת חשיבות רבה לניהול נכון של הספרים, שכן אי מילוי מדוייק יכול לגרום לפסילת ספרים ולרישום ליקוי.
רשויות המס רואות חשיבות רבה לנושא ומי שנמצא שלא עומד בהוראות ניהול הספרים, יכולות רשויות המס להטיל עליו סכומי קנסות כבדים ועד לפסילת הספרים עצמם (משמעות: תשלום מס כבד, שלילת אישורי ניכוי מס וניהול ספרים ועוד).

להלן הוראות ניהול הספרים בצורה תמציתית. כל לקוח מוזמן לפנות למשרדנו לקבלת הבהרות נוספות במידת הצורך.

1. קבלה – מייצגת אסמכתא לקבלת התקבול. יש להוציא מיד עם קבלת התקבול ולא להשתהות עם הפקת הקבלה. (אין לחכות להגיע למשרד ואז להוציא קבלה). יש היום פתרונות אינטרנטיים למכשיר הסלולרי הנייד אך יש לבדוק עלות מול תועלת.

2. חשבונית מס – תצא לאחר מתן השירות או המכירה. קיימת זכאות להוציא חשבונית מס עם קבלת התקבול ולא לפני. תקנות מע"מ משנת 2012 מגדירות עסק שמחזרו עד 15,000,000 ₪ (למעט חריגים) היכול להוציא חשבונית מס על בסיס מזומן בלבד (קרי מועד קבל התקבול). יש לציין את מהות השירות או המכירה או מספר תעודת המשלוח / ההזמנה על גבי החשבונית.

3. חשבונית עסקה – ניתן להפיק חשבונית עסקה המייצגת מעין דרישת תשלום. לאחר קבלת התשלום יופקו הקבלה וחשבונית המס (נהוג אצל בעלי ונותני שירותים).

4. תעודת משלוח – כאשר יש העברת סחורה ממחסן ללקוח או ממקום אחד לאחר, יש לצרף תעודת משלוח. יש להחתים את הלקוח כאשר הוא מקבל את הסחורה.

5. ספר הזמנות –  הרעיון הוא תיעוד הזמנת עבודה מלקוח. הספר יהיה כרוך, רישום מספר ההזמנה, תאריך ההזמנה, שם המזמין (גם אם בעתיד ההזמנה לא בוצעה או לחילופין שונתה, עדיין יש תיעוד לנושא).
יש לשים לב כי ספר ההזמנות הוא בעל חשיבות מהותי עבור הדיווח לרשויות המס. רשויות המס רואות בחומרה אי ניהול של ספר שכזה שכן הוא יתן תמונה מלאה על פעילות העסק.

 6. תיעוד חוץ – כל החשבוניות שנרשמו בספרי העסק כהוצאות והכנסות יישמרו במשך פרק זמן של 7 שנים.

7. ספרים נוספים – חשוב לזכור שישנם ספרים נוספים שכל בעל עסק חייב לנהל על פי סוג העסק , להלן דוגמאות לספרים אלו: ספר לקוחות, ספר תנועת מלאי, ספר המחאות, חשבון עבודה, ספר תלמידים, ספר רכב, ספר אורחים, יומן עבודה למוסך, ספר הובלות והסעות, ספר עסקאות, ספר המשק, יומן רופא ועוד.  קופה רושמת (למי שרלוונטי).
ניהול מערכת הנהלת חשבונות כפולה נדרשת לפי ענפים ו/או היקף מחזורים (ראה בקישור הוראות מס הכנסה).

הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), תשל"ג-1973 הועלו לאתר של משרדנו. תוכלו למצוא שם חומר נוסף בעניין. 

ריכוז הוראות ניהול ספרים לפי מקצועות עיקריים (מי שלא נכנס למצגת יפנה למשרדנו לקבל הסבר נקודתי) :